Liderança e Gestão

 

Hora de delegar

por Marcelo Freitas

É comum, e até necessário, que nos primeiros anos de vida de um pequeno negócio, que o dono assuma praticamente todas as tarefas — dos serviços de rua, como pagar contas e comprar suprimentos, até as negociações de contratos de venda. Acontece, porém, que com o passar do tempo e o eventual crescimento da empresa, concentrar tudo nas mãos de uma só pessoa torna os processos inviáveis.

Embora ainda continue acumulando diversas funções, a tendência é que o dono vá, aos poucos, se tornando um gestor e deixando parte da rotina operacional para se dedicar mais à parte estratégica do negócio. Caso contrário, não sobra tempo para planejar. Entretanto, delegar não é tão fácil e é preciso também muito desprendimento e confiança por parte do dirigente para transferir tarefas e autoridade aos seus colaboradores.

Algumas dicas, entretanto, podem ser de grande utilidade a você, gestor, nessa fase do negócio.

O primeiro passo é fazer uma lista com as tarefas do seu dia a dia. Todas elas devem ser lembradas, inclusive as mais simples, como ir ao banco ou fazer uma entrega. Para melhor visualiza-las, organize-as por diárias, semanais, mensais e anuais. Em seguida, assinale aquelas que podem ser delegadas sem que haja algum tipo de perda. Fique com aquelas que dependem exclusivamente de você ou se referem a decisões estratégicas.

O passo seguinte é identificar a pessoa que assumirá a tarefa a ser delegada. Verifique se há profissionais qualificados na empresa ou se será necessário contratar gente de fora. Uma vez escolhido, o funcionário deve começar a exercer as tarefas de forma gradual. Lembre-se de que ele estará executando e, muitas vezes, tomando decisões sobre a atividade. Portanto, faça a passagem de maneira segura.

O terceiro passo consiste em orientar formalmente o profissional que vai exercer as atividades que antes eram feitas por você. Nesse particular, é oportuno registrar em manuais o passo a passo de cada atividade, começando do básico. Cabe também ao gestor deixar claro suas expectativas e definir prazos de execução para as tarefas delegadas. Transparência e objetividade evitam problemas futuros.

Aproveite para estabelecer as prioridades, de maneira que o funcionário saiba exatamente a ordem de importância das suas atribuições, assim como qual será o poder de decisão que ele terá, caso surja algum problema durante a execução. A sua presença e acompanhamento, nessa etapa, são fundamentais. Um lembrete: ninguém vai fazer nada exatamente do jeito que você faz.

Finalmente, uma vez transferidas as atribuições e delegada a autoridade para exercê-las, é importante, periodicamente, analisar formalmente o desempenho desse colaborador. Saber quais são as suas dificuldades e fornecer um feedback sobre os trabalhos realizados é bacana e faz parte do processo. Faça com ele uma avaliação.

Não se esqueça que um processo de avaliação é uma via de mão dupla: ouça o funcionário, converse sobre o que ele achou do próprio desempenho e esteja aberto a sugestões que ele possa fazer em relação ao seu acompanhamento. Você pode se surpreender com boas ideias.